Suivre ma demande de visa Schengen - mode d’emploi

Écrit par : Jean-Joseph Rivouchy
Date : 17/03/2025

Vous venez de déposer un dossier de demande de visa Schengen dans un consulat, une ambassade ou un centre de visas et vous êtes impatient d’avoir une réponse. Mais combien de temps avant de savoir si votre visa pour l’Europe vous a été délivré ou non et où obtenir des informations ?
Rassurez-vous ! Nous sommes là pour répondre à toutes vos questions.
Découvrez notre mode d’emploi pour comprendre et suivre chaque étape de l’avancement de votre demande de visa.

• Qui fait quoi dans le traitement des demandes de visas ?
• Qui est mon interlocuteur pour suivre ma demande de visa Schengen ?
• Qui décide d’accorder ou non un visa Schengen ?
• Que se passe-t-il entre le dépôt de ma demande de visa et la récupération de mon passeport ?
• Quel est le délai moyen de traitement d’une demande de visa Schengen ?
• Comment suivre l’état d’avancement de ma demande de visa Schengen ?
• Quelles informations sont nécessaires pour suivre ma demande de visa en ligne ?
• Où trouver le numéro de référence de ma demande de visa Schengen ?
• Comment suivre ma demande de visa déposée dans une ambassade ou un consulat ?
• Comment suivre ma demande de visa Schengen déposée chez Capago ?
• Comment suivre ma demande de visa Schengen déposée chez TLS Contact ?
• Comment suivre ma demande de visa Schengen déposée chez VFS Global ?
• Puis-je obtenir des informations sur ma demande de visa par téléphone ou email ?
• Comment serai-je informé de la décision sur mon visa Schengen ?
• Que faire après une réponse positive à ma demande de visa Schengen ?
• Que faire en cas de refus de visa Schengen ?
• Conseils pour accélérer le traitement et éviter un refus de visa Schengen

Qui fait quoi dans le traitement des demandes de visas ?

Les centres de visas mandatés par les pays Schengen

De nombreux pays délèguent désormais certaines étapes du processus de demande de visa à des entreprises privées spécialisées comme VFS Global, TLSContact ou Capago.

Ces prestataires se chargent des tâches suivantes :

• Accueil et information des demandeurs

• Rendez-vous pour le dépôt du dossier qui doit comprendre des documents obligatoires, dont un formulaire de demande de visa correctement rempli)

• Prélèvement des données biométriques (empreintes digitales et photo)

• Perception des droits de visa et des frais de service

• Suivi des demandes

• Notification de décision

• Restitution du passeport

Important ! En aucun cas ces sociétés n’instruisent les demandes de visa ni ne prennent la décision d’accorder ou de refuser un visa.

Les services consulaires des pays Schengen

Les autorités consulaires (ambassades ou consulats) des pays Schengen :

• Instruisent les dossiers de demande de visas

• Décident d’accorder ou refuser un visa

Cette répartition permet aux services consulaires de se concentrer sur les aspects cruciaux du traitement des visas, tout en optimisant la gestion des demandes.

Qui est mon interlocuteur pour suivre ma demande de visa Schengen ?

Votre interlocuteur pour le suivi de votre demande de visa est toujours en premier lieu la structure auprès de laquelle vous avez déposé votre dossier de demande.
Donc soit les services consulaires d’une ambassade ou d’un consulat du pays de destination, soit un centre de visas.

Dans certains pays, vous pouvez également suivre votre demande en ligne sur un système centralisé (comme c’est le cas en France avec France Visas).

Qui décide d’accorder ou non un visa Schengen ?

Les demandes de visa sont toujours instruites par les services consulaires d’un pays membre de l’espace Schengen.

Dans la majorité des cas, ce sont les services consulaires du pays de destination qui examinent la demande. Cependant, le Code des visas de l’Union européenne permet à un État membre sans représentation diplomatique dans un pays de déléguer l'examen des demandes et la décision d'accorder un visa à un autre État membre Schengen disposant d'une mission diplomatique dans ce pays.

Bon à savoir ! Cela ne change rien pour le demandeur puisque le visa Schengen est uniforme : ses critères d’attribution et les droits qu’il confère sont les mêmes quel que soit le pays auquel il a été demandé et qui l’a délivré.

Que se passe-t-il entre le moment où je dépose mon dossier de demande de visa et celui où je récupère mon passeport ?

Si vous déposez votre dossier dans un centre de visa, celui-ci le transmet aux services consulaires du pays de destination afin qu’ils l’étudient et décident d’accorder ou non un visa.

1. Les services consulaires s’assurent que :

• Le dossier est complet et comprend tous les justificatifs exigés, dont l'attestation d’assurance voyage

• Le passeport et les documents sont authentiques

• Les données biométriques ont été prélevées

• Les droits de visas ont été réglés

Si une ou plusieurs de ces conditions ne sont pas remplies, la demande est considérée comme non recevable. Elle n’est donc pas examinée et le visa est refusé.

2. Ils instruisent le dossier et étudient en particulier :

• La justification du motif du voyage

• La souscription de l’assurance voyage obligatoire.

• L’intention et la capacité du demandeur à quitter l’espace Schengen au terme du séjour

• Ses capacités d’hébergement pendant le séjour

• Ses capacités à subvenir à ses besoins pour tout le séjour

3. Ils interrogent les fichiers européens (VIS, Système d’Information sur les Visas et SIS, Système d’Information Schengen) afin de vérifier que :

• Votre durée de séjour autorisée dans l’espace Schengen (90 jours pour toute période de 180 jours) est compatible avec votre demande

• Vous n’êtes pas signalé à des fins de non admission dans l’espace Schengen.

• Vous ne constituez pas une menace pour l’ordre public, la sécurité intérieure ou la santé publique.

À savoir : Pour les citoyens des pays ci-dessous ils procèdent à une « consultation préalable» de tous les États Schengen pour s’assurer qu’aucun ne s’oppose à la délivrance du visa :

Afghanistan, Algérie, Azerbaïdjan, Bangladesh, Biélorussie, République démocratique du Congo, Égypte, Érythrée, Éthiopie, Iran, Iraq, Jordanie, Corée du Nord, Kazakhstan, Kenya, Kirghizistan, Liban, Libye, Koweït, Mali, Maroc, Niger, Mauritanie, Nigeria, Pakistan, Palestine, Qatar, Russie, Rwanda, Arabie saoudite, Somalie, Soudan, Sri Lanka, Sud-Soudan, Syrie, Tadjikistan, Tunisie, Turkménistan, Ouzbékistan, Viêt Nam, Yémen.

1. Au terme de cette instruction les services consulaires décident d’accorder ou de refuser le visa
2. Le cas échéant, ils envoient votre passeport dans le centre de visa où vous avez déposé votre demande ou le mettent à disposition dans les locaux des services consulaires
3. Vous serez informé(e) lorsque votre passeport sera prêt à être retiré

Quel est le délai moyen de traitement d’une demande de visa Schengen ?

Important ! Le délai de traitement d’une demande de visa Schengen est calculé à partir de la date de dépôt du dossier.
Pour une demande de visa Schengen de type C, le délai est de 15 jours calendaires et peut aller, selon le Code des Visas, jusqu’à 45 jours.

Comment suivre l’état d’avancement de ma demande de visa Schengen ?

• Si vous avez déposé votre dossier dans un centre de visas : les sociétés dont dépendent ceux-ci disposent toutes de systèmes de suivi en ligne et dans certains cas de systèmes de suivi par email et sms.

• Si vous avez déposé votre dossier dans une ambassade ou un consulat d’un pays Schengen: vous avez reçu, avec votre récépissé de demande, les informations nécessaires pour suivre l’évolution de votre demande.
Certains pays ont un système de suivi en ligne centralisé mais parfois le suivi se fait directement auprès des services consulaires.

Quelles informations sont nécessaires pour suivre ma demande de visa en ligne ?

Elles varient en fonction du moyen de suivi de votre demande.
À titre indicatif voici les informations que l’on peut vous demander :

• Nom, prénom, date de naissance, nationalité

• Numéro de référence de votre demande de visa

• Numéro de passeport

• Adresse email, numéro de téléphone

• Pays de résidence, pays de destination

Comment connaître le numéro de référence de ma demande de visa Schengen ?

Lorsque vous soumettez une demande de visa Schengen, elle est enregistrée administrativement, et une référence unique vous est attribuée.
Cette référence figure sur le récépissé que vous recevez. Il est important de conserver ce récépissé, car il contient les informations nécessaires pour suivre l'évolution de votre demande et connaître son statut.

Comment suivre ma demande de visa Schengen déposée dans une ambassade ou un consulat ?

Dans ce cas, la procédure peut varier d’un pays Schengen à l’autre, et parfois même d’une représentation diplomatique à une autre, notamment lorsqu’un système centralisé, comme France Visas en France, n’est pas en place.
Il est donc essentiel de consulter les informations de suivi qui vous ont été fournies lors du dépôt de votre dossier.

Comment suivre ma demande de visa Schengen déposée chez Capago ?

1. Allez sur la page d’orientation de Capago
2. Sélectionnez pays de résidence et pays de destination. Vous êtes redirigé vers la page dédiée à votre pays de résidence.
3. Cliquez sur « Suivez votre demande de visa »
4. Connectez-vous avec votre numéro de référence Capago et votre adresse email.
5. Cliquez sur « Mes demandes ».

Comment suivre ma demande de visa Schengen déposée chez TLS Contact ?

1. Allez sur la page de connexion TLS Contact.
2. Connectez-vous avec votre adresse email et votre mot de passe.
3. Cliquez sur « Mes demandes ».

Comment suivre ma demande de visa Schengen déposée chez VFS Global ?

1. Allez sur la page dédiée au suivi en ligne de VFS Global.
2. Sélectionnez le pays de dépôt de votre demande.
3. Entrez votre numéro de référence et votre nom de famille.
4. L’état d’avancement de votre dossier s'affiche sur la même page sous l’espace de connexion.

Puis-je obtenir des informations sur l’avancement de ma demande de visa par téléphone ou email ?

Il est assez répandu de pouvoir recevoir des alertes email ou sms vous informant du passage d’une étape à l’autre dans le processus de traitement de votre demande et d’en connaître le statut.

Les sociétés prestataires ne communiquent pas d’informations par téléphone sur le statut des demandes.

Concernant les services consulaires les pratiques sont multiples. Renseignez-vous afin de connaître celles du poste diplomatique dont vous dépendez.
Mais sachez qu’en général, les autorités consulaires communiquent très rarement ce type d’information par téléphone.

Comment serai-je informé de la décision concernant ma demande de visa Schengen ?

Une fois votre demande de visa instruite vous recevrez un appel/email/sms vous invitant à venir retirer votre passeport là où vous l’avez laissé.

Important ! Vous ne saurez jamais à distance si votre visa vous a été attribué ou refusé.
Vous ne pourrez le savoir qu’au moment où vous récupérerez votre passeport.

Que faire si ma demande de visa Schengen a été acceptée ?

En cas de réponse positive, votre visa prendra la forme d’un étiquette-visa collée dans votre passeport.

Notre conseil : lorsque vous l’aurez récupéré, prenez quelques instants pour vérifier qu’il n’y ait pas d’erreurs par rapport à votre demande, notamment sur l’orthographe de vos noms et prénoms, votre numéro de passeport, le type de visa accordé, sa période de validité, le nombre d’entrées autorisées, etc.
En effet, la moindre incohérence pourrait vous valoir un refus d’entrée dans l’espace Schengen. Aussi, si vous constatez une erreur signalez-la immédiatement sur place afin qu’elle soit corrigée.

Important !

• Tous les documents constitutifs de votre dossier peuvent vous être demandés lors du contrôle aux frontières à votre entrée dans l’espace Schengen. Conservez des copies avec vous lors de votre voyage.

• Un visa vous donne le droit d’entrée dans l’espace Schengen mais ne vous garantit en aucun cas cette entrée. C’est la police aux frontières qui prend cette décision.

Que faire en cas de refus de visa Schengen ?

En cas de refus de visa, un document précisant les raisons de ce refus et les recours dont vous disposez vous sera remis.

Si le refus est lié à une question de forme (erreur de saisie, documents manquants ou insuffisamment précis, etc.) vous pouvez déposer une nouvelle demande de visa avec, cette fois, un dossier irréprochable.

Si le refus est lié au fond, vous pourrez faire appel de cette décision selon la procédure détaillée sur la notification de refus.

Conseils pour réduire la durée de traitement et éviter un refus de visa Schengen

• Avant de faire votre demande, prenez le temps de bien vous renseigner pour savoir quel type de visa demander pour votre projet de voyage.

• Remplissez le formulaire de demande avec soin

• Déposez un dossier complet de demande de visa Schengen

• Souscrivez une assurance voyage conforme aux critères de l’Union européenne pour obtenir un visa.
Bonne nouvelle ! Toutes les formules de l’assurance voyage visa d’AXA remplissent ces conditions et sont acceptées par tous les pays Schengen.

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FAQ

• Il y a-t-il un système commun à tous les pays Schengen pour suivre l’avancement d’une demande de visa ?

Non. L’instauration d’un système électronique centralisé européen pour la demande et le suivi du traitement des visas est en projet mais il n’est pas encore opérationnel. Chaque pays ou opérateur privé a son propre fonctionnement.

• Quels sont les pays Schengen qui accordent ou refusent le plus de visas ?

Chaque année, la Commission européenne publie ses statistiques permettant d’établir le classement des pays Schengen qui délivrent le plus facilement des visas.

• Peut-on fournir des documents supplémentaires après avoir déposé une demande de visa ?

Non, votre dossier doit être complet lors de son dépôt. On ne vous demandera pas et on n’acceptera pas de documents supplémentaires.