Beleid inzake belangenconflicten

 

  1. Algemeen bereik

    Bij het opstellen van deze polis handelt Inter Partner Assistance (hierna: “AXA Assistance”) in overeenstemming met de wettelijke en statutaire vereisten waaraan zij zich moet houden als verzekeringsmaatschappij, met name:

    • de wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de financiële sector en op de financiële diensten, zoals gewijzigd door de wet van 30 juli 2013 betreffende de versterking van de bescherming van klanten van financiële producten en diensten, evenals de bevoegdheden van Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten, en de verschillende bepalingen die daarin zijn opgenomen;
    • het Koninklijk Besluit van 21 februari 2004 betreffende de gedragsregels en de vereisten inzake conflictbeheersing, zoals vastgelegd door de wet betreffende de verzekeringssector;
    • de circulaire FSMA_2014_02 van 16 april 2014 betreffende de wijziging van de wet van 27 maart 1995 en de uitbreiding van de MiFID-gedragsregels tot de verzekeringssector, gepubliceerd door de FSMA op 16 april 2014.

    In overeenstemming met voornoemde wet- en regelgeving, en in het belang van haar klanten, streeft AXA Assistance ernaar om haar producten en diensten op een eerlijke, eerlijke en professionele manier op de markt te brengen.

    Hiertoe streeft AXA Assistance ernaar belangenconflicten te voorkomen en te beheren, met name belangenconflicten die de belangen van een of meer van haar klanten kunnen schaden wanneer deze belangen in conflict komen met die van een verzekeringstussenpersoon, die van andere klanten, van AXA Assistance zelf, of die van een van de medewerkers van AXA Assistance, die als de 'betrokkene' worden beschouwd (zie onderstaande definitie).

    Het doel van dit document is om informatie te verstrekken over de verschillende maatregelen voor het identificeren en beheren van belangenconflicten die zich kunnen voordoen, in overeenstemming met het Koninklijk Besluit betreffende de gedragsregels en met de regels voor het beheer van belangenconflicten zoals vastgesteld door de wet betreffende de verzekeringssector.

  2. Definities

    Voor de doeleinden van dit document betekenen de volgende termen:

    • “Klant”: (afhankelijk van de situatie) de verzekeringnemer, de verzekerde of de begunstigde van een contract, al dan niet bestaand;
    • “Advies”: Het verstrekken van gepersonaliseerde aanbevelingen aan de klant, hetzij op zijn/haar verzoek, hetzij op initiatief van AXA Assistance, of door een van zijn makelaars of agenten goedgekeurd door AXA Assistance en handelend namens AXA Assistance;
    • "Contract": elk contract met betrekking tot een product of dienst;
    • “Betrokken personen”: alle personen die in de volgende categorieën vallen: (1) beheerders en managers van AXA Assistance; (2) personen die zeggenschap uitoefenen over AXA Assistance, in de zin van het Wetboek van vennootschappen; (3) personeelsleden van AXA Assistance, voor zover ze betrokken zijn bij de levering van de betrokken dienst; (4) personen wiens diensten ter beschikking staan ​​en onder controle staan ​​van AXA Assistance en die samenwerken met AXA Assistance om producten of diensten te leveren; (5) personen aan wie diensten worden uitbesteed door AXA Assistance;
    • “Product”: elk verzekeringsproduct dat door AXA Assistance is voorgesteld, gedistribueerd of op de markt gebracht in een van de volgende verzekeringslijnen: Ongeval (1a); Gezondheid (2), Landvoertuigen (anders dan rollend spoorwegmaterieel) (3), Materiële schade (9), Algemene burgerlijke aansprakelijkheid (13), Diverse financiële schade (16), Rechtsbescherming (17) en Bijstand (18);
    • “Service”: elke activiteit die wordt uitgevoerd (I) hetzij door AXA Assistance (II) of door erkende makelaars en agenten die namens haar optreden, en die bestaat uit een van de volgende activiteiten: ( 1) advisering met betrekking tot één of meerdere verzekeringsovereenkomsten; (2) het voorleggen of voorstellen van een of meer verzekeringsovereenkomsten; (3) het verrichten van voorbereidende werkzaamheden voorafgaand aan het sluiten van een of meer verzekeringsovereenkomsten; (4) het sluiten van een of meer verzekeringsovereenkomsten; (5) elke bijdrage geleverd aan het beheer of de uitvoering van een of meer verzekeringscontracten.

  3. Toepassingsgebied

    Voor de toepassing van dit document verwijst belangenverstrengeling naar een belangenverstrengeling die zich op een bepaald moment kan voordoen wanneer er tegengestelde belangen zijn tussen verschillende personen of entiteiten, met mogelijk verlies voor de klant tot gevolg. Deze belangenconflicten kunnen ontstaan ​​tussen (niet-limitatieve lijst):

    • AXA Assistance en haar klanten;
    • AXA Assistance en een ander bedrijf binnen de Groep;
    • Tussen verzekeraars;
    • Tussen klanten;
    • Tussen medewerkers, afdelingen, entiteiten;
    • AXA Assistance en verzekeringstussenpersonen.

    Classificatie – de term “belangenverstrengeling” omvat:

    • potentiële belangenconflicten die zich kunnen voordoen, die identificeerbaar en beheersbaar zijn;
    • potentiële onbeheersbare belangenconflicten (die zich kunnen voordoen, die kunnen worden geïdentificeerd, maar die naar alle waarschijnlijkheid niet beheersbaar zijn);
    • niet eerder geïdentificeerde belangenconflicten die ondanks de genomen preventieve maatregelen waarschijnlijk zullen ontstaan;
    • belangenconflicten die zich daadwerkelijk voordoen en die ondanks de genomen preventieve maatregelen worden geconstateerd.

    Mogelijke bronnen – een belangenconflict kan voortkomen uit: (niet-limitatieve lijst)

    • het creëren van een product of dienst;
    • de distributie van een product of dienst;
    • een beleid of een beslissing met betrekking tot acceptatie of prijsstelling;
    • de manier waarop een claim wordt afgehandeld;
    • de beoordeling en afwikkeling van een claim;
    • advies gegeven aan de klant;
    • een zakelijk of technisch beleid dat van invloed is op de portefeuille;
    • een beleid of beslissing met betrekking tot de inrichting.

    Belangenconflicten die geen verband houden met de levering van producten of diensten, of die van zuiver interne aard zijn (zoals belangenconflicten tussen AXA Assistance en haar medewerkers of tussen AXA Assistance en haar Beheerders) vallen hier niet onder document.

    Elke verwijzing naar AXA Assistance in dit document omvat ook de betrokken personen.

    Deze polis is enkel van toepassing op de activiteiten van AXA Assistance uitgevoerd op Belgisch grondgebied. Deze polis wordt ook toegepast door onze “gebonden” verzekeringsagent(en).

  4. Belangenconflictbeheer

    AXA Assistance tracht te voorkomen dat belangenconflicten de belangen van haar klanten schaden. In deze context wil AXA Assistance:

    • potentiële belangenconflicten identificeren;
    • maatregelen ontwikkelen om potentiële conflicten te voorkomen, evenals procedures om eventuele conflicten te beheren die ondanks de genomen preventieve maatregelen kunnen ontstaan;
    • klanten informeren over belangenconflicten die onmogelijk te voorkomen of te beheersen zijn;
    • klanten informeren over belangenconflicten die onmogelijk te beheren zijn.
    • houd een register bij van elk geïdentificeerd belangenconflict.

    Mocht er ondanks alle genomen preventieve maatregelen een belangenconflict ontstaan, dan zal AXA Assistance, onmiddellijk na kennis te hebben van de situatie, alle nodige stappen ondernemen voor een oplossing die wettelijk en/of contractueel mogelijk zijn.< /p>

  5. Identificatie van mogelijke belangenconflicten

    Vooraf wordt een centrale lijst van mogelijke belangenconflicten opgesteld en bijgehouden door de Compliance Officer van AXA Assistance.

    Deze lijst, bekend als 'de lijst met mogelijke belangenconflicten', wordt up-to-date gehouden in het licht van ontwikkelingen met betrekking tot:

    • de organisatie van het bedrijf en de taken van de operationele entiteiten;
    • de producten en diensten die door AXA Assistance op de markt worden gebracht;
    • de structuur van de Groep waarvan AXA Assistance lid is;
    • en in het licht van eventuele incidenten die zich daadwerkelijk hebben voorgedaan.

    For the identification exercise of potential conflicts of interest, AXA Assistance initially examines whether one or more generic situations as defined by the law apply, i.e. whether AXA Assistance and/or a person concerned:

    • is likely to make a financial gain or avoid a financial loss at the expense of the client;
    • has an interest in the outcome of a service provided to the client or a transaction carried out on behalf of the client, which is distinct from the client’s interest in that outcome;
    • has a financial or other incentive to favour the interest of another client or group of clients over the interests of the client;
    • carries on the same activity or the same business as the client;
    • receives or will receive from a person other than the client an inducement in relation to a service provided to the client, in the form of money, goods or services, other than the standard commission or fee for that service.

    Moreover, to achieve an acceptable degree of certainty that all potential conflicts of interest are duly identified, AXA Assistance also checks for other situations likely to concern the conflict of interests, taking account of:

    • the membership of AXA Assistance to a Group;
    • the nature, the scale and the complexity of the business activities carried out by the company;
    • the specific tasks of each company’s management or operating entity.

    The identification of potential conflicts of interest is ensured by the Compliance Officer. The analysis of conflicts of interest shall be performed in a thorough manner, avoiding the use of general wording or descriptions of the insurance profession or insurance operations.

  6. Measures and procedures

    Conflicts of interest are evaluated and analysed for each of the AXA Assistance departments.

    The central component in the management of conflicts of interest focuses on the prevention process, including the identification of potential conflicts of interest (see above) and adequate training/communication for the staff members concerned.

    When deemed necessary depending on the nature of the conflict, other measures shall at least include the following:

    • Measures to control or limit the exchange & use of information: to avoid the use or sharing of information within AXA Assistance that is likely to give rise to conflicts of interest;
    • Measures to prevent the exercising of inappropriate influence: to prohibit or limit the exercising of inappropriate influence by any person on the manner in which a “tied” person carries out an activity or provides a service relating to the insurance profession.
    • Organisational arrangements: to ensure that potential conflicts of interest stemming from the organization of the company are prevented or that the consequences thereof are limited; these arrangements are defined in various documents, such as terms of employment, employment contracts, codes of conduct, and internal policies, etc.;
    • Measures to control remunerations and other benefits accorded and received: to prevent that remunerations and other benefits accorded or received by AXA Assistance do not bring about any conflict of interests;
    • Measures of abstention: to ensure that, when there is no satisfactory solution allowing the interests of the clients concerned to be protected and when notification of the conflict is not opportune, the product or service is not provided and the insurance transaction is not carried out.

    The task of developing measures to prevent and to manage conflicts of interest is ensured by the company’s Compliance Officer: Mr Alain MICHEL (alain.michel@axa-assistance.com).

    All measures developed in this respect are subject to approval by the Effective Management of AXA Assistance.

  7. Client notification of unmanageable conflicts of interest

    When it can reasonably be expected that any measures taken to manage a conflict of interest will not be sufficient to protect the clients’ interests, the clients concerned shall be informed of the general nature and/or of the sources of the conflict of interest. Information must be communicated prior to the provision of the product or to the implementation of the service with which the risk of conflict of interest is associated. The procedure for notification of unmanageable conflicts of interest must remain the exception and is subject to approval by the Compliance Officer. The aforementioned step is not to substitute for the development of conflict of interest management measures as laid out and required above.

  8. Rigorous recording of identified conflicts of interest

    Conflicts of interest that arise and which have been identified must be disclosed by the persons concerned to the line manager and to the Compliance Officer. Disclosed conflicts of interest are then kept on record in the “Central register for conflicts of interest”, which is managed and kept up-to-date on a regular basis by the Compliance Officer.

  9. Adequate training of the persons concerned

    Fostering and continuously ensuring a culture of compliance within AXA Assistance is essential. To achieve this goal and to manage conflicts of interest in a suitable manner, it is important to ensure that all the persons concerned benefit from the necessary training and support, for them to properly grasp the concept of “conflict of interest” and to understand AXA Assistance’s conflict of interest policy”.

  10. Policy implementation

    The management of AXA Assistance is taking the necessary measures to implement this policy and to monitor its application. The effectiveness of this policy and of its implementing measures is subject to regular appraisal by the Compliance Officer.

  11. Approval

    This conflict of interest policy was approved by the Executive committee on 28/11/2014.