Policy för intressekonflikter

När Inter Partner Assistance (nedan kallad "AXA Assistance") utarbetar denna policy agerar företaget i enlighet med de rättsliga och lagstadgade krav som det måste följa som försäkringsbolag, särskilt:

• lagen från den 2 augusti 2002 om tillsyn av den finansiella sektorn och om finansiella tjänster, ändrad genom lagen från den 30 juli 2013 om förstärkning av skyddet för kunder av finansiella produkter och tjänster, samt befogenheterna för myndigheten för finansiella tjänster och marknader, och de olika bestämmelserna i denna;
• kungligt dekret från den 21 februari 2004 om uppföranderegler och krav på konflikthantering enligt lagen om försäkringsbranschen;
• cirkuläret FSMA_2014_02 från den 16 april 2014 om ändring av lagen från den 27 mars 1995 och utvidgning av MiFID:s uppföranderegler till försäkringssektorn, som offentliggjordes av FSMA den 16 april 2014.

I enlighet med ovan nämnda lagar och förordningar och i kundernas intresse strävar AXA Assistance efter att marknadsföra sina produkter och tjänster på ett ärligt, rättvist och professionellt sätt.

I detta syfte försöker AXA Assistance förebygga och hantera intressekonflikter, särskilt intressekonflikter som kan skada en eller flera av sina kunders intressen när dessa intressen kommer i konflikt med en försäkringsförmedlares intressen, andra kunders intressen, AXA Assistance självt eller en av AXA Assistance personals intressen, som betraktas som "berörd person" (se definition nedan).

Syftet med detta dokument är att ge information om de olika åtgärderna för att identifiera och hantera intressekonflikter som kan uppstå, i enlighet med det kungliga dekretet om uppföranderegler och med reglerna för hantering av intressekonflikter som fastställs i lagen om försäkringsbranschen.

I detta dokument avses följande termer:

• "Kund”: (beroende på situationen) försäkringstagaren, den försäkrade personen eller förmånstagaren av ett avtal, oavsett om det är befintligt eller potentiellt;
• “Rådgivning": Tillhandahållande av personliga rekommendationer till kunden, antingen på dennes begäran eller på initiativ av AXA Assistance, eller av någon av dess mäklare eller agenter som godkänts av AXA Assistance och som agerar på AXA Assistance vägnar;
• “Avtal": Varje avtal som avser en produkt eller en tjänst;
• "Berörda personer": alla personer som tillhör följande kategorier: (1) Administratörer och chefer inom AXA Assistance, (2) Personer som utövar kontroll över AXA Assistance i den mening som avses i den belgiska bolagslagen, (3) anställda hos AXA Assistance, i den mån de är involverade i tillhandahållandet av den berörda tjänsten, (4) personer vars tjänster står till förfogande och under kontroll av AXA Assistance och som samarbetar med AXA Assistance för att tillhandahålla produkter eller tjänster, (5) personer till vilka AXA Assistance lägger ut tjänster på entreprenad;
• “Produkt”: Varje försäkringsprodukt som har föreslagits, distribuerats eller marknadsförts av AXA Assistance inom någon av följande försäkringsgrenar: Olycksfall (1a), Hälsa (2), Landfordon (utom rullande järnvägsmateriel) (3), Skada på egendom (9), Allmänt skadeståndsansvar (13), Diverse ekonomiska förluster (16), Rättsskydd (17) och Assistans (18);
• “Tjänst”: varje verksamhet som utförs (I) antingen av AXA Assistance (II) eller av godkända mäklare och agenter som agerar för dess räkning, och som består av någon av följande verksamheter: (1) rådgivning om ett eller flera försäkringsavtal, (2) presentation eller förslag till ett eller flera försäkringsavtal, (3) genomförande av förberedande arbete före ingående av ett eller flera försäkringsavtal, (4) ingående av ett eller flera försäkringsavtal, (5) varje bidrag till förvaltningen eller genomförandet av ett eller flera försäkringsavtal.

I detta dokument avses med intressekonflikt en konflikt som kan uppstå vid en viss tidpunkt när det finns motstridiga intressen mellan flera personer eller enheter, vilket kan leda till en potentiell förlust för kunden. Dessa intressekonflikter kan uppstå mellan (icke uttömmande förteckning):

• AXA Assistance och dess kunder;
• AXA Assistance och ett annat företag inom koncernen;
• Mellan försäkringsgivare;
• Mellan kunder;
• Mellan anställda, avdelningar och enheter;
• AXA Assistance och försäkringsförmedlare.

Klassificering - begreppet "intressekonflikt" omfattar:

• potentiella intressekonflikter som kan uppstå och som är identifierbara och hanterbara;
• potentiella intressekonflikter som inte kan hanteras (som kan uppstå, som kan identifieras, men som med all sannolikhet inte kan hanteras);
• icke tidigare identifierade intressekonflikter som sannolikt kommer att uppstå trots de förebyggande åtgärder som vidtagits;
• Intressekonflikter som faktiskt uppstår och som observeras trots de förebyggande åtgärderna.

Möjliga källor - en intressekonflikt kan härröra från: (icke uttömmande förteckning)

• skapandet av en produkt eller tjänst;
• distribution av en produkt eller tjänst;
• en policy eller ett beslut om godkännande eller prissättning;
• det sätt på vilket en fordran hanteras;
• bedömning och reglering av en fordran;
• rådgivning till kunden;
• en affärs- eller teknisk policy som påverkar portföljen;
• en policy eller ett beslut om tillhandahållande.

Intressekonflikter som inte har något samband med tillhandahållandet av produkter eller tjänster eller som är av rent intern karaktär (t.ex. intressekonflikter mellan AXA Assistance och dess anställda eller mellan AXA Assistance och dess administratörer) berörs inte av detta dokument.

Alla hänvisningar till AXA Assistance i detta dokument ska även omfatta de berörda personerna.

Denna policy är endast tillämplig på AXA Assistance verksamhet som bedrivs på belgiskt territorium. Denna policy tillämpas även av våra "bundna" försäkringsagenter.

AXA Assistance strävar efter att förhindra att intressekonflikter skadar kundernas intressen. I detta sammanhang strävar AXA Assistance efter att:

• identifiera potentiella intressekonflikter;
• utveckla åtgärder för att förebygga potentiella konflikter samt förfaranden för att hantera eventuella konflikter som kan uppstå trots de förebyggande åtgärder som vidtagits;
• informera kunderna om intressekonflikter som är omöjliga att förebygga eller hantera;
• meddela kunderna om intressekonflikter som är omöjliga att hantera.
• föra ett register över varje identifierad intressekonflikt.

Om en intressekonflikt skulle uppstå trots alla vidtagna förebyggande åtgärder ska AXA Assistance, omedelbart efter att ha fått kännedom om situationen, vidta alla lämpliga åtgärder som är möjliga enligt lag och/eller avtal för att lösa den.

En central förteckning över potentiella intressekonflikter upprättas i förväg och registreras av AXA Assistance Compliance Officer.

Denna lista, som kallas "listan över potentiella intressekonflikter", hålls uppdaterad mot bakgrund av utvecklingen när det gäller:

• företagets organisation och de operativa enheternas uppgifter;
• de produkter och tjänster som saluförs av AXA Assistance;
• strukturen i den koncern som AXA Assistance ingår i;
• och mot bakgrund av eventuella incidenter som kan ha inträffat.

För identifieringsövningen av potentiella intressekonflikter undersöker AXA Assistance först om en eller flera generiska situationer enligt lagens definition är tillämpliga, dvs. om AXA Assistance och/eller en berörd person:

• kan göra en ekonomisk vinst eller undvika en ekonomisk förlust på kundens bekostnad;
• har ett intresse av resultatet av en tjänst som tillhandahålls kunden eller en transaktion som utförs för kundens räkning, som skiljer sig från kundens intresse av detta resultat;
• har ett ekonomiskt eller annat incitament att gynna en annan kunds eller grupp av kunders intressen framför kundens intressen;
• bedriver samma verksamhet eller samma affärsverksamhet som kunden;
• tar emot eller kommer att ta emot från en annan person än klienten ett incitament i samband med en tjänst som tillhandahålls klienten, i form av pengar, varor eller tjänster, utöver den vanliga provisionen eller avgiften för tjänsten.

För att uppnå en godtagbar grad av säkerhet om att alla potentiella intressekonflikter är vederbörligen identifierade, kontrollerar AXA Assistance dessutom andra situationer som sannolikt kan beröra intressekonflikten, med beaktande av:

• AXA Assistance:s medlemskap i en grupp;;
• arten, omfattningen och komplexiteten av den affärsverksamhet som företaget bedriver;
• de specifika uppgifterna för varje företags ledningsenhet eller operativa enhet.

Identifieringen av potentiella intressekonflikter säkerställs av Compliance Officer. Analysen av intressekonflikter ska utföras på ett grundligt sätt och man ska undvika att använda allmänna formuleringar eller beskrivningar av försäkringsyrket eller försäkringsverksamheten.

Intressekonflikter utvärderas och analyseras för varje avdelning inom AXA Assistance.

Den centrala komponenten i hanteringen av intressekonflikter fokuserar på den förebyggande processen, inklusive identifiering av potentiella intressekonflikter (se ovan) och adekvat utbildning/kommunikation för de berörda medarbetarna.

När det anses nödvändigt beroende på konfliktens art ska andra åtgärder åtminstone omfatta följande:

• Åtgärder för att kontrollera eller begränsa utbyte & användning av information: för att undvika användning eller delning av information inom AXA Assistance som kan ge upphov till intressekonflikter;
• Åtgärder för att förhindra att olämpligt inflytande utövas: för att förbjuda eller begränsa att någon person utövar olämpligt inflytande på det sätt på vilket en anknuten person utför en verksamhet eller tillhandahåller en tjänst med anknytning till försäkringsyrket.
• Organisatoriska arrangemang: att säkerställa att potentiella intressekonflikter som härrör från företagets organisation förhindras eller att konsekvenserna av dem begränsas; 
  Dessa arrangemang definieras i olika dokument, t.ex. anställningsvillkor, anställningsavtal, uppförandekoder, interna riktlinjer osv;
• Åtgärder för att kontrollera ersättningar och andra förmåner som beviljas och tas emot: för att förhindra att ersättningar och andra förmåner som beviljas eller tas emot av AXA Assistance inte leder till intressekonflikter;
• Åtgärder för att avstå från att tillhandahålla produkten eller tjänsten och genomföra försäkringstransaktionen när det inte finns någon tillfredsställande lösning som gör det möjligt att skydda de berörda kundernas intressen och när det inte är lämpligt att anmäla konflikten.

Uppgiften att utveckla åtgärder för att förebygga och hantera intressekonflikter utförs av bolagets compliance officer:
Mr Alain MICHEL (alain.michel@axa-assistance.com).

Alla åtgärder som utvecklas i detta avseende måste godkännas av AXA Assistance:s effektiva ledning.

När det rimligen kan förväntas att alla åtgärder som vidtas för att hantera en intressekonflikt inte kommer att vara tillräckliga för att skydda kundernas intressen, ska de berörda kunderna informeras om intressekonfliktens allmänna karaktär och/eller om källorna till den. Informationen ska lämnas innan den produkt eller tjänst som är förenad med risken för intressekonflikter tillhandahålls eller genomförs. Förfarandet för anmälan av oöverkomliga intressekonflikter måste förbli undantaget och ska godkännas av Compliance Officer. Det ovannämnda steget får inte ersätta utvecklingen av åtgärder för hantering av intressekonflikter enligt vad som anges och krävs ovan.

Intressekonflikter som uppstår och som har identifierats måste avslöjas av de berörda personerna till sin närmaste chef och till Compliance Officer. De intressekonflikter som avslöjas registreras sedan i det centrala registret över intressekonflikter, som förvaltas och uppdateras regelbundet av den ansvarige för efterlevnaden av lagstiftningen.

Det är viktigt att främja och kontinuerligt säkerställa en kultur av regelefterlevnad inom AXA Assistance. För att uppnå detta mål och för att hantera intressekonflikter på ett lämpligt sätt är det viktigt att se till att alla berörda personer får den utbildning och det stöd som krävs för att de ska kunna förstå begreppet "intressekonflikt" på ett korrekt sätt och förstå AXA Assistance:s policy för intressekonflikter".

AXA Assistance ledning vidtar nödvändiga åtgärder för att genomföra denna policy och övervaka dess tillämpning. Effektiviteten av denna policy och dess genomförandeåtgärder bedöms regelbundet av Compliance Officer.

Denna policy för intressekonflikter godkändes av den verkställande kommittén den 28/11/2014.