Politik bei Interessenkonflikten

1. Allgemeiner Rahmen

   Bei der Ausarbeitung der hier erläuterten Politik handelt die Inter Partner Assistance (nachfolgend: „AXA Assistance“) gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften, an die sie als Versicherungsunternehmen gebunden ist, dazu gehören insbesondere:

   • das Gesetz vom 2. August 2002 über die Überwachung des Finanzsektors und der Finanzdienste, das durch das Gesetz vom 30. Juli 2013 über die Verbesserung des Schutzes der Nutzer von Finanzprodukten und -leistungen sowie der Kompetenzen der belgischen Finanzmarktaufsicht abgeändert wurde und diverse Bestimmungen enthält
   • der königliche Erlass vom 21. Februar 2014 über die Verhaltensregeln und die Regeln für den Umgang mit Interessenkonflikten, die aufgrund des Gesetzes hinsichtlich des Versicherungssektors festgelegt wurden
   • das Rundschreiben FSMA_2014_02 vom 16.04.2014 zur Änderung des Gesetzes vom 27. März 1995 und Erweiterung der MiFID Verhaltensregeln für den Versicherungssektor, das am 16. April 2014 von der FSMA veröffentlicht wurde.

   Gemäß dieser Gesetze und Vorschriften ist AXA Assistance bemüht, ihre Produkte und Dienstleistungen im Interesse ihrer Kunden seriös, gerecht und professionell zu vermarkten.

   Zu diesem Zweck beabsichtigt AXA Assistance, Interessenkonflikte zu verhindern und zu bewältigen. Damit sind insbesondere solche Interessenkonflikte gemeint, die den Interessen eines oder mehrerer ihrer Kunden schaden könnten, indem sie sie mit einem ihrer Versicherungsvermittler, mit anderen Kunden, mit AXA Assistance selbst oder mit einem Mitarbeiter von AXA Assistance, der als „betroffene Person“ (siehe nachfolgende Definition) gilt, in Konkurrenz bringen.

   Das vorliegende Dokument soll gemäß dem königlichen Erlass über die Verhaltensregeln und die Regeln für den Umgang mit Interessenkonflikten, die aufgrund des Gesetzes hinsichtlich des Versicherungssektors festgelegt wurden, die diversen Maßnahmen zur Identifizierung und Bewältigung von Interessenkonflikten, die auftreten könnten, erläutern.

2. Definitionen

   Folgende Begriffe werden im vorliegenden Dokument in der nachfolgend erläuterten Bedeutung verwendet:

   • „Kunde“: Je nach Situation der Versicherungsnehmer, der Versicherte oder der Begünstigte eines Vertrags, unabhängig davon, ob letztere diese Eigenschaft potenziell oder tatsächlich besitzen
   • „Beratung“: Die Bereitstellung individuell abgestimmter Empfehlungen für einen Kunden, entweder auf seine Anfrage, auf die Initiative der AXA Assistance oder einer ihrer zugelassenen Makler oder Agenten, der im Namen und auf Rechnung von AXA Assistance handelt
   • „Vertrag“: Jeder Vertrag, der sich auf ein Produkt oder eine Leistung bezieht
   • „Betroffene Personen“: Eine Person, die zu einer der folgenden Kategorien gehört: (1) Verwaltungsratsmitglieder und Geschäftsführer der AXA Assistance; (2) Personen, die im Sinne des Belgischen Gesellschaftsgesetzbuchs eine Kontrolle über AXA Assistance ausüben; (3) Mitglieder des Personals von AXA Assistance, sofern sie an der Erbringung der betreffenden Leistung beteiligt sind; (4) Personen, deren Dienste AXA Assistance zur Verfügung gestellt werden und unter ihrer Kontrolle erfolgen, und die an der Bereitstellung der Produkte und Dienstleistungen von AXA Assistance mitwirken; (5) Personen, an die die Leistungen von AXA Assistance ausgelagert werden;
   • „Produkt“: Jedes angebotene Versicherungsprodukt, das von AXA Assistance in einer der folgenden Versicherungsbranchen vertrieben oder vermarktet wird: Unfall (1a); Krankheit (2), Landfahrzeug-Kasko (ohne Schienenfahrzeuge) (3), Sachschäden (9), Allgemeine Haftpflicht (13), Diverse Vermögensverluste (16), Rechtsschutz (17) und Pflegeversicherung (18);
   • „Dienstleistung“: Jede Tätigkeit, die (i) entweder durch AXA Assistance (ii) oder durch die von ihr zugelassenen Makler und Agenten, die in ihrem Namen und auf ihre Rechnung handeln, ausgeübt werden und in einer der folgenden Leistungen besteht: (1) in der Bereitstellung einer Beratung in Bezug auf einen oder mehrere Versicherungsverträge; (2) in der Präsentation oder im Angebot eines oder mehrerer Versicherungsverträge; (3) in der Durchführung vorbereitender Handlungen zum Abschluss eines oder mehrerer Versicherungsverträge; (4) im Abschluss eines oder mehrerer Versicherungsverträge; (5) in der Mitwirkung an der Erfüllung eines oder mehrerer Versicherungsverträge

3. Anwendungsbereich

   Im Sinne des vorliegenden Dokuments wird unter einem Interessenkonflikt ein Konflikt verstanden, der zu einem bestimmten Zeitpunkt auftritt, wenn zwischen mehreren Personen oder Institutionen entgegengesetzte Interessen bestehen, die einen potenziellen Verlust für den Kunden zur Folge haben könnten. Solche Konflikte können unter folgenden Personen auftreten (nicht erschöpfende Liste):

   • zwischen AXA Assistance und ihren Kunden
   • zwischen AXA Assistance und einer anderen Gesellschaft der Gruppe
   • zwischen Versicherern
   • zwischen Kunden
   • zwischen Mitarbeitern, Abteilungen, Geschäftseinheiten
   • zwischen AXA Assistance und Versicherungsvermittlern

   Einteilung - Die hier behandelten Interessenkonflikte sind:

   • potenzielle Interessenkonflikte (die auftreten könnten und identifiziert und bewältigt werden können)
   • potenzielle Interessenkonflikte, die nicht bewältigt werden können (die auftreten könnten und identifiziert, aber aller Wahrscheinlichkeit nach nicht bewältigt werden können)
   • tatsächliche Interessenkonflikte, die nicht im Voraus identifiziert werden, und trotz Präventionsmaßnahmen auftreten können
   • tatsächliche Interessenkonflikte, die trotz Präventionsmaßnahmen aufgetreten sind

   Mögliche Ursachen - Ohne Anspruch auf Vollständigkeit kann ein Interessenkonflikt seinen Ursprung in folgenden Sachverhalten haben:

   • in der Einführung eines Produktes oder einer Dienstleistung
   • im Vertrieb eines Produktes oder einer Dienstleistung
   • in einer Politik oder Entscheidung in Bezug auf Annahme oder Preisfestsetzung
   • im Schadenmanagement
   • in der Schadensbemessung und -regulierung
   • in der Beratung eines Kunden
   • in einer Geschäftspolitik oder Methode, die sich auf das Portfolio auswirkt
   • in einer Politik oder Entscheidung im Rahmen der Vorsorge

   Interessenkonflikte, die keinen Zusammenhang mit der Bereitstellung von Produkten oder Dienstleistungen haben oder eine rein interne Dimension haben (wie Interessenkonflikte zwischen AXA Assistance und ihren Angestellten oder zwischen AXA Assistance und ihren Verwaltungsratsmitgliedern) werden im vorliegenden Dokument nicht behandelt.

   Wenn es in diesem Dokument um AXA Assistance geht, sind die betroffenen Personen ebenfalls gemeint.

   Die hier erläuterte Politik ist nur auf die Tätigkeiten anwendbar, die AXA Assistance auf belgischem Staatsgebiet ausübt. Sie wird auch von unserem / unseren gebundenen Versicherungsvertreter(n) angewandt.

4. Bewältigung von Interessenkonflikten

   AXA Assistance ist bemüht, zu vermeiden, dass Interessenkonflikte den Interessen der Kunden schaden. In diesem Sinne legt AXA Assistance Wert darauf:

   • potenzielle Interessenkonflikte zu identifizieren
   • Maßnahmen zur Prävention potenzieller Konflikte sowie Verfahren zur Bewältigung von Konflikten, die dennoch auftreten, auszuarbeiten
   • die Kunden über Interessenkonflikte zu informieren, die nicht verhindert oder bewältigt werden können
   • die Kunden über Interessenkonflikte zu informieren, die nicht verhindert werden können
   • jeden einzelnen festgestellten Interessenkonflikt zu erfassen.

   Wenn ein Interessenkonflikt offenkundig wird, obwohl alle diese Präventionsmaßnahmen durchgeführt wurden (aufgetretener Interessenkonflikt), ergreift AXA Assistance, sobald er festgestellt wird, alle gesetzlich und / oder vertraglich möglichen Initiativen, die seiner Lösung dienlich sind.

5. Identifizierung potenzieller Interessenkonflikte

   Potenzielle Interessenkonflikte werden innerhalb von AXA Assistance im Voraus in einem Verzeichnis aufgeführt und vom Compliance Officer in eine zentrale Liste aufgenommen.

   Diese Liste mit der Bezeichnung „Liste der potenziellen Interessenkonflikte“ wird entsprechend den Entwicklungen in folgenden Bereichen fortlaufend aktualisiert:

   • in der Organisation des Unternehmens und in den Aufgaben der Geschäftseinheiten
   • in den Produkten und Dienstleistungen, die von AXA Assistance vermarktet werden
   • in der Struktur der Gruppe, der AXA Assistance angehört
   • und entsprechend den tatsächlich aufgetretenen Störungen

   Bei der Identifizierung potenzieller Interessenkonflikte prüft AXA Assistance in erster Linie, ob eine oder mehrere der gesetzlich definierten Standardsituationen zutreffen, d. h. ob AXA Assistance und / oder eine betroffene Person:

   • auf Kosten des Kunden einen finanziellen Gewinn erzielen oder einen finanziellen Verlust vermeiden könnte
   • am Ergebnis einer dem Kunden erbrachten Leistung oder eines auf dessen Rechnung durchgeführten Geschäfts ein Interesse hat, das vom Interesse des Kunden abweicht
   • aus finanziellen oder sonstigen Gründen veranlasst ist, die Interessen eines anderen Kunden oder einer anderen Kundengruppe zu Lasten der Interessen des betroffenen Kunden zu begünstigen
   • dieselbe Aktivität oder denselben Beruf ausübt wie der Kunde
   • von einer Drittperson einen Vorteil in Verbindung mit der dem Kunden erbrachten Leistung in Form von Geld, Sach- oder Dienstleistungen erhält, der über die Provision oder die Gebühren, die üblicherweise für diese Leistung anfallen, hinausgeht.

   Um ein akzeptables Maß an Gewissheit bezüglich der ordnungsgemäßen Identifizierung aller potenziellen Interessenkonflikte zu erlangen, prüft AXA Assistance darüber hinaus das Vorhandensein oder Nicht-Vorhandensein von Situationen, die von Interessenkonflikten betroffen sein könnten, unter Berücksichtigung folgender Sachverhalte:

   • der Zugehörigkeit von AXA Assistance zu einer Gruppe
   • der Art, der Reichweite und der Komplexität der durch das Unternehmen ausgeübten Tätigkeiten
   • der spezifischen Aufgaben jeder Abteilung oder Geschäftseinheit

   Die Identifizierung der potenziellen Interessenkonflikte wird vom Compliance Officer übernommen. Die Analyse der Interessenkonflikte erfolgt in konkreter Weise, ohne dass dabei auf allgemeine Formulierungen oder Beschreibungen der Versicherungsbranche oder der Versicherungstätigkeiten zurückgegriffen wird.

6. Maßnahmen und Verfahren

   Die Interessenkonflikte werden für jede Abteilung der AXA Assistance bewertet und analysiert.

   Das zentrale Element im Management von Interessenkonflikten konzentriert sich auf einen vorgeschalteten Präventionsprozess, der sich aus der Identifizierung der potenziellen Interessenkonflikte (siehe oben) und aus einer entsprechenden Schulung/Kommunikation für die betroffenen Mitarbeiter zusammensetzt.

   Die sonstigen Maßnahmen bestehen mindestens aus Folgendem, gegebenenfalls unter Berücksichtigung der Art des Konflikts:

   • Maßnahmen zur Beschränkung und Kontrolle des Austauschs und der Verwendung von Informationen: die Verwendung oder Verbreitung von Informationen, die zum Entstehen von Interessenkonflikten beitragen könnten, innerhalb von AXA Assistance vermeiden
   • Maßnahmen zur Vermeidung eines ungünstigen Einflusses: die Ausübung eines ungünstigen Einflusses jeglicher Person auf die Art und Weise, in der eine betroffene Person eine Tätigkeit durchführt oder eine Dienstleistung erbringt, die mit der Ausübung der Versicherungstätigkeit in Verbindung steht, untersagen oder einschränken
   • Organisatorische Maßnahmen: gewährleisten, dass potenzielle Interessenkonflikte, die ihren Ursprung in der Unternehmensorganisation haben könnten, vermieden werden oder dass ihre Folgen eingeschränkt bleiben. Diese Maßnahmen werden in verschiedenen Dokumenten erläutert, wie z. B. in der Arbeitsordnung und in den Arbeitsverträgen, in den Richtlinien der Berufsethik, in der internen Politik usw.
   • Maßnahmen zur Kontrolle der Vergütungen und sonstigen gewährten und bezogenen Vorteile: vermeiden, dass die Vergütungen und sonstigen durch AXA Assistance gewährten oder bezogenen Vorteile Interessenkonflikte herbeiführen
   • Maßnahmen des Verzichts: gewährleisten, dass in Situationen, in denen keine zufriedenstellende Lösung die Wahrung der Interessen der Kunden ermöglicht und in denen die Information über das Vorhandensein des Konflikts nicht sinnvoll ist, weder das Produkt oder die Leistung bereitgestellt noch das Versicherungsgeschäft ausgeführt wird.

   Die Ausarbeitung von Maßnahmen zur Verhinderung und Bewältigung von Interessenkonflikten wird vom Compliance Officer des Unternehmens übernommen, Herrn Alain MICHEL (alain.michel@axa-assistance.com).

   Alle zu diesem Zweck ausgearbeiteten Maßnahmen müssen der tatsächlichen Geschäftsführung von AXA Assistance zur Genehmigung vorgelegt werden.

7. Information der Kunden über Interessenkonflikte, die nicht bewältigt werden können

   Wenn nach vernünftigem Ermessen davon auszugehen ist, dass die ergriffenen Maßnahmen zur Bewältigung nicht ausreichen werden, um die Interessen der Kunden zu wahren, werden die davon betroffenen Kunden über die allgemeine Art und / oder über den Ursprung der Interessenkonflikte verständigt. Diese Information muss vor der Bereitstellung des Produkts oder vor der Erbringung der Dienstleistung erfolgen, die mit dem Risiko eines Interessenkonflikts in Verbindung stehen. Die Information über Interessenkonflikte, die nicht bewältigt werden können, muss eine Ausnahme bleiben, und sie bedarf der Genehmigung des Compliance Officers. Dieser Schritt ist kein Ersatz für die Ausarbeitung von Maßnahmen zur Bewältigung der Interessenkonflikte wie oben erläutert.

8. Gründliche Erfassung der tatsächlichen Interessenkonflikte

   Die aufgetretenen und festgestellten Interessenkonflikte müssen von den betroffenen Personen an ihre Vorgesetzten und an den Compliance Officer gemeldet werden. Die gemeldeten Interessenkonflikte werden in das „Zentrale Register der Interessenkonflikte“ aufgenommen, das vom Compliance Officer verwaltet und aktualisiert wird.

9. Ausreichende Schulung der betroffenen Personen

   Die Einführung und Aufrechterhaltung einer Compliance-Kultur innerhalb der AXA Assistance ist eine entscheidende Voraussetzung. Um dieses Ziel zu erreichen und angemessen mit Interessenkonflikten umgehen zu können, muss gewährleistet werden, dass alle betroffenen Personen geschult werden und die erforderliche Unterstützung zum richtigen Verständnis der „Interessenkonflikt-Konzepte“ und der „Politik von AXA Assistance in Bezug auf Interessenkonflikte“ erhalten.

10. Verwirklichung der Politik

    Die Geschäftsführung von AXA Assistance leitet die Maßnahmen ein, die zur Verwirklichung der hier erläuterten Politik und zur Aufsicht über ihre Einhaltung erforderlich sind. Die Wirksamkeit dieser Politik und ihrer Durchführungsmaßnahmen werden regelmäßig vom Compliance Officer bewertet.

11. Genehmigung

    Die hier erläuterte Politik wurde vom Exekutivausschuss am 28.11.2014 genehmigt.