Schengen Visum Einladung: Was ist ein Visum Einladungsschreiben und wer braucht es?

Wenn Sie alle erforderlichen Unterlagen für das Schengen-Visum zusammenstellen, sind Sie unter anderem verpflichtet Ihren Einreisegrund zu nennen. Handelt es sich einfach nur um eine Urlaubsreise? Wurden Sie von Verwandten oder Freunden eingeladen? Oder hat Sie der Geschäftspartner für einen Business-Trip in die Schengen-Zone eingeladen? Denken Sie daran, dass Sie je nach Reisegrund unterschiedliche Nachweise erbringen müssen. Für ein Besuchervisum oder Geschäftsvisum gehört auch ein Visum Einladungsschreiben dazu. Fehlt dies in Ihren Unterlagen, dann müssen Sie mit einer Ablehnung Ihres Visumantrags rechnen!

Wozu dient eine Schengen Visum Einladung?

Die Schengen Visum Einladung dient dazu, den Aufenthaltsgrund Ihrer Reise zu belegen. Der Gastgeber kann zwar für die Kosten des Aufenthalts aufkommen, aus dem Visum Einladungsschreiben gehen aber keine rechtlich verbindlichen finanziellen Verpflichtungen hervor.

Wann ist ein Einladungsschreiben für ein Visum notwendig?

Wenn Sie ein Schengen-Visum beantragen, dann sind Sie verpflichtet, Ihren Einreisegrund darzulegen, der privater wie auch geschäftlicher Natur sein kann. Gerade dann, wenn Sie als Besucher oder Geschäftspartner in die Schengen-Zone eingeladen werden, ist es unbedingt erforderlich, dass Sie ein Einladungsschreiben für Ihr Schengen-Visum Typ C vorweisen können. Um sicherzustellen, dass der Antrag Ihres Schengen-Visums vollständig ist, benötigen Sie sowohl für das Besucher- als auch für das Geschäftsvisum eine Einladung sowie Nachweise über die Unterbringung.
 

1. Visum Einladungsschreiben für ein Besuchervisum

Wurden Sie von Familie, Verwandten oder Bekannten eingeladen, so geben Sie die Adresse und Personalausweisnummer Ihrer Gastgeber an. Außerdem sollten Sie in der Lage sein, Ihre verwandtschaftliche Beziehung zu belegen. Dies kann in Form von Geburts- oder Heiratsurkunden geschehen. Besuchen Sie Freunde und Bekannte, dann müssen Sie auch hier die Personalausweisnummer und Telefonnummer angeben und gegebenenfalls die freundschaftliche Beziehung nachweisen können. Das Einladungsschreiben wird jeweils von dem einladenden Gastgeber ausgestellt.
 

Diese Dokumente benötigen Sie für eine private Schengen Visum Einladung:

• Einladungsschreiben: Die Verwandten oder Freunde im Schengen-Land erstellen das Einladungsschreiben. Ist Ihr Gastgeber kein Staatsbürger des Schengen-Landes, dann muss er zusätzlich eine Kopie seiner Aufenthaltserlaubnis einreichen. Wenn Sie die Kosten für Ihren Besuch in der Schengen-Zone selbst tragen, dann reichen der Name, die Anschrift und eine Kopie des Passes Ihres Gastgebers aus.
   
• Adresse und Personalausweisnummer Ihrer Gastgeber
   
• Nachweise über das verwandschaftliche oder freundschaftliche Verhältnis
   
• Nachweis über den Lebensunterhalt: Tragen Sie die Kosten für Ihre Reise selbst, dann wird dementsprechend ein Nachweis über Ihre finanzielle Situation verlangt.
   
• ggf. Verpflichtungserklärung: Für einen Schengen-Visum-Antrag müssen Sie ausreichend Finanzen für Ihre Reise vorweisen. Verfügen Sie nicht über genügend finanzielle Mittel, so müssen Sie Ihren Gastgeber bitten, eine offizielle Erklärung zur finanziellen Unterstützung (Verpflichtungserklärung) abzugeben.
   
• Reiseverlauf: Außerdem sollten Sie den Verlauf Ihres Aufenthalts im Schengen-Raum inklusive Zweck und Zeitrahmen in einem Brief beschreiben.
   

2. Visum Einladungsschreiben für ein Geschäftsvisums

Auch für die Beantragung eines Geschäftsvisums für die Schengen-Zone benötigen Sie ein Einladungsschreiben. Aus dem Visum Einladungsschreiben sollte das Unternehmen, das heißt der Geschäftspartner, der eingeladen wird, klar hervorgehen. Der eingeladene Mitarbeiter des Geschäftspartners sollte inklusive seiner Reisepassnummer erwähnt werden. Außerdem sollten Angaben zum Zweck Ihrer Reise und Informationen zur Unterkunft gemacht werden.
 

Diese Dokumente brauchen Sie für eine geschäftliche Schengen Visum Einladung:

• Einladungsschreiben: Das Einladungsschreiben für das Visum muss auf offiziellem Firmenbogen mit Firmenstempel und Unterschrift des Geschäftsführers erstellt werden.
   
• ggf. Verpflichtungserklärung: Sind Sie als Antragsteller für Ihren Aufenthalt in der Schengen-Zone für Ihren Business Trip nicht finanziell abgesichert, so kann sich das einladende Unternehmen mittels einer Verpflichtungserklärung dazu verpflichten, alle im Rahmen Ihres Aufenthaltes entstehenden Kosten zu übernehmen.
   
• Brief vom Arbeitgeber: In diesem Schreiben erläutert Ihr Arbeitgeber den Grund für den Geschäftsbesuch sowie die Anzahl der Tage, die Sie in der Schengen-Zone verbringen werden.
   
• Angaben zur Unterkunft vor Ort: Erläutern Sie wie und wo Sie im Schengen-Raum nächtigen
   
• Reiseverlauf: Erläutern Sie Ihren Reiseverlauf inklusive Daten und Flugnummern, damit Ihre Ein- und Ausreise aus dem Schengen-Raum ersichtlich ist.

Einladungsschreiben Visum Muster: Wie muss eine Einladung aussehen?

Das Einladungsschreiben für das Visum kann in einfacher Schriftform verfasst werden. Wichtig ist vor allem, dass Ihre persönlichen Daten und der Grund für die Einladung genannt werden. Außerdem können weitere Informationen zu Ihrer Unterkunft im Schengen-Land sowie zu Ihrer Reise gemacht werden. Es gibt keine spezielle Form für ein Einladungsschreiben. Es kommt vielmehr auf den Inhalt an.
 

Die Schengen-Visum Einladung muss auf jeden Fall folgende Informationen aufweisen:

1. Vollständiger Name, Adresse und Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse) des Einladenden oder der einladenden Firma
2. Vollständiger Name des Eingeladenen, sowie dessen Adresse und Geburtsdatum
3. Begründung des Besuchs/Geschäftsbesuchs
4. Dauer des Aufenthaltes
5. Datum und Unterschrift des Gastgebers / Firmenvorstandes

Die Begründung Ihres Besuchs sollte im Visum Einladungsschreiben ausgeschmückt werden. Gehen Sie auf den genauen Verwandtschaftsgrad ein oder berichten Sie, wie lange Sie sich schon kennen. Begründen Sie eventuell auch warum der Besuch zu einem bestimmten Termin stattfinden soll, zum Beispiel mit Anlässen wie Hochzeit, Geburtstag oder Beerdigung. Auch ein Geschäftsbesuch muss begründet werden.

Einladungsschreiben oder Verpflichtungserklärung?

Wenn Sie als Reisender genügend finanzielle Mittel haben, weisen Sie dies für Ihren Visumantrag mit den entsprechenden Kontoauszügen nach. Wenn Sie eingeladen werden und Ihre Finanzen nicht ausreichen, reicht ein Visum Einladungsschreiben des Gastgebers nicht aus. Er muss in einer Verpflichtungserklärung zusätzlich garantieren, dass er die Unterbringung und die Verpflegung übernimmt und für sämtliche andere Kosten aufkommt, die entstehen könnten. Klären Sie dies auch vor Ihrem Geschäftsbesuch. Für Ihr Schengen-Visum ist außerdem eine Reisekrankenversicherung notwendig, die eine Mindestdeckung von 30.000 € garantiert und so Eventualitäten wie Krankenhausaufenthalt oder Rückführung absichern soll. Auch Ihr Gastgeber kann kann eine solche Reiseversicherung für Sie abschließen.

Wo finde ich das Formular für die Verpflichtungserklärung?

Für die Erteilung eines Besuchervisums spielt in vielen Fällen neben der Einladung auch die Verpflichtungserklärung eine große Rolle. Eigens hierfür gibt es amtliche Vordrucke, die Sie als Gastgeber ausfüllen müssen. Der bundeseinheitliche Vordruck für die Verpflichtungserklärung wird von den deutschen Ausländerbehörden an Ihrem Wohnort bereitgestellt und entgegengenommen. Mit der Unterzeichnung der Visum Verpflichtungserklärung willigen Sie ein, dass Ihre Bonität als Gastgeber geprüft wird.

Was kann AXA für mich tun?

Auch als Besucher müssen Sie eine schengenweit gültige Reisekrankenversicherung vorlegen. Die Deckungssumme muss mindestens 30.000 Euro betragen. Ausreichenden Versicherungsschutz bietet Ihnen die AXA-Schengen-Krankenversicherung. Ihre Reisekrankenversicherung kann auch vom einladenden Gastgeber als sogenannte Incoming-Versicherung für Sie abgeschlossen werden. Bestellen Sie bequem von zuhause in nur wenigen Klicks eine der drei Schengen-Versicherungen von AXA, um Ihren Visumantrag so schnell wie möglich einreichen zu können. Sie erhalten Ihr Versicherungszertifikat sofort per E-Mail! Die AXA-Schengen-Versicherungen werden von allen Botschaften und Konsulaten akzeptiert.

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